Yazılım tekliflerini karşılaştırmak: aynı işi teklif etmeyen iki fiyat karşılaştırılamaz

Yazılım teklifi karşılaştırılırken ilk neye bakılır?

Yazılım teklifi karşılaştırılırken ilk bakılacak şey fiyat değil, kapsamdır. Bir firma 6 sayfa, iletişim formu ve CRM bağlantısı yazar. Diğeri sadece "kurumsal web sitesi" yazar. Bu iki rakam aynı şeyin fiyatı değildir. Aynı işi teklif etmeyen iki fiyat karşılaştırılamaz.

Çoğu firma sahibi elindeki üç teklifi yan yana koyar ve ortadakini seçer. Bu mantıklı görünür ama bir varsayıma dayanır: üç firmanın aynı işi fiyatladığı varsayımına. Pratikte bu nadiren doğrudur. Biri tasarımı dahil eder, biri etmez. Biri sunucuyu ilk yıl için ekler, biri hiç bahsetmez. Biri teslimden sonra hata düzeltmeyi yazar, biri yazmaz.

Bu yazıda teklifleri nasıl aynı zemine getirdiğimizi anlatıyoruz. Aynı yöntemi bizim teklifimiz dahil elinizdeki her teklife uygulayabilirsiniz.

İyi bir yazılım teklifinde neler olmalı?

İyi bir yazılım teklifi en az şu altı şeyi açıkça yazar: kapsam, fiyat, tarih, bitiş tanımı, sahiplik ve teslim sonrası şartlar. Bunlardan biri eksikse o boşluk ileride bir tartışmaya, bir ek faturaya ya da bir gecikmeye dönüşür.

• Kapsam: Hangi sayfalar, hangi ekranlar, hangi özellikler, hangi entegrasyonlar. Sayıyla ve adıyla.
• Kapsam dışı: Nelerin bu fiyata dahil olmadığı. İyi teklif bunu da yazar.
• Fiyat ve ödeme planı: Toplam tutar, KDV durumu, hangi aşamada ne kadar ödeneceği.
• Tarih: Başlangıç ve bitiş tarihi. "Yaklaşık iki ay" değil, bir gün.
• Bitiş tanımı: İşin ne zaman bitmiş sayılacağını yazan ölçülebilir maddeler.
• Sahiplik: Alan adı, sunucu, kod deposu ve hesapların kimin adına açılacağı.
• Teslim sonrası: Hata düzeltme süresi, bakımın ücretli olup olmadığı, destek kanalı.

Bitiş tanımı, bu listenin en çok atlanan kalemidir. Neden ilk gün yazılması gerektiğini bitiş tanımı nedir yazısında ayrıntılı anlattık. Kısaca: bitişi yazılı olmayan işin bitiş tarihi de anlamsızdır.

Teklifin uzunluğu kalitesini göstermez. Kırk sayfalık bir teklif, içinde tek bir tarih geçmiyorsa kısa bir tekliften daha az şey söyler. Biz teklifi tek sayfada yazarız. Kapsam, fiyat, tarih ve kapsam dışı aynı sayfadadır. Uzun olması gereken şey teklif değil, sorulan sorulardır.

Bu tabloyu doldurduğunuzda en ucuz görünen teklifin çoğu zaman en az kalemi yazan teklif olduğunu görürsünüz. Tablodaki örnekte B teklifi ucuzdur, çünkü daha az iş içerir ve eksikleri sonra ortaya çıkacaktır. C teklifinde alan adı ve sunucunun firmanın adına açılacağı yazar. Bu, fiyattan bağımsız olarak üzerinde durulması gereken bir satırdır. Neden önemli olduğunu alan adı ve hosting kimin adına olmalı yazısında anlattık.

Yazılım teklifindeki gizli maliyetler nelerdir?

Yazılım teklifindeki gizli maliyetler, teklifte yazmayan ama proje için zorunlu olan kalemlerdir. Kötü niyetle saklanmaları gerekmez. Çoğu zaman sadece kimse sormadığı için yazılmazlar. Sonuç yine aynıdır: iş başladıktan sonra fatura büyür.

• Sunucu ve alan adı: Yıllık yenilenir. İlk yıl dahil olsa bile ikinci yılın fiyatını sorun.
• Lisanslar: Ücretli tema, eklenti, yazı tipi, harita ya da SMS servisi. Aylık ya da yıllık ödenenleri ayrı listeleyin.
• Üçüncü taraf ücretleri: Ödeme sağlayıcısı komisyonu, e-fatura entegratörü, uygulama mağazası geliştirici hesabı.
• İçerik: Metinleri, fotoğrafları ve çevirileri kim hazırlayacak? Siz mi, firma mı, ücretli mi?
• Entegrasyon: Muhasebe, ERP, pazaryeri ya da CRM bağlantısı "sonra bakarız" diye bırakıldıysa en büyük ek kalem budur.
• Revizyon: Kaç tur tasarım değişikliği dahil? Sonrakiler nasıl fiyatlanır?
• Bakım ve güncelleme: Teslimden sonraki güvenlik güncellemeleri ve küçük değişiklikler kimde?
• Devir maliyeti: Firmayla yollarınız ayrılırsa kodu, hesapları ve verileri almak için bir ücret var mı?

Fiyatı neyin artırdığını daha geniş anlattığımız web sitesi fiyatları yazısı, bu kalemlerin hangisinin bütçenizi en çok etkileyeceğini görmenize yardım eder.

Firmaya sorulacak 10 soru nedir?

Firmaya sorulacak 10 soru, teklifte yazmayan her şeyi yazılı hâle getirmek için sorulur. Cevapları e-postayla isteyin. Telefonda verilen söz, teslim günü hatırlanmaz.

1. Bu fiyata neler dahil, neler dahil değil? Kapsam dışı listesini yazar mısınız?
2. İşin bittiğini hangi maddelerle kontrol edeceğiz?
3. Bitiş tarihi hangi gün? Gecikirse ne olur?
4. Alan adı, sunucu ve kod deposu kimin adına açılacak?
5. Teslimden sonra hataları kaç gün, hangi şartla düzeltiyorsunuz?
6. Proje sırasında kapsam değişirse nasıl fiyatlanır ve nasıl onaylanır?
7. Benimle konuşan kişi işi yapan kişi mi? İşin bir kısmı başka bir firmaya mı veriliyor?
8. İlerlemeyi nereden ve ne sıklıkla göreceğim?
9. Teklifte olmayan hangi yıllık ya da aylık ödemeler olacak?
10. Birlikte çalışmayı bırakırsak neyi, ne kadar sürede ve hangi ücretle teslim alırım?

Bu soruların iyi cevabı kısadır. "Evet, şu maddeler", "şu tarihte", "sizin adınıza". Uzun, genel ve tarihsiz cevaplar da bir cevaptır.

Yazılım teklifinde kırmızı bayraklar nelerdir?

Kırmızı bayrak, teklifin ileride sorun çıkaracağını baştan gösteren işarettir. Tek başına eleme sebebi olmayabilir ama mutlaka yazılı sorulmalıdır.

• Kapsam tek satır: "E-ticaret sitesi" ya da "mobil uygulama" dışında bir şey yazmıyor.
• Tarih aralık: "6-10 hafta" gibi. Aralığın üst ucu da tutmazsa ne olacağı yazmıyor.
• Peşin ödemenin büyük kısmı: Ödeme aşamalara bağlı değil, işin başında toplanıyor.
• Hesaplar firmada: Alan adı, sunucu ya da mağaza hesabı firmanın adına açılacak.
• Kod teslimi yok: Kaynak kodu ya da depo erişimi teslim edilmiyor.
• "Her şey dahil": Neyin dahil olduğu sayılmadan her şeyin dahil olduğu söyleniyor.
• Soru sormadan fiyat: İhtiyacınızı dinlemeden, birkaç dakikalık bir konuşmayla kesin rakam veriliyor.

Son madde önemlidir. İyi bir teklif iyi sorulardan çıkar. Hiç soru sormayan firma, işin ayrıntısını proje sırasında öğrenecektir. O ayrıntılar da size ek teklif olarak döner.

İki teklif arasındaki büyük fiyat farkı nereden gelir?

İki teklif arasındaki büyük fiyat farkı çoğu zaman kapsam farkından, bazen de yaklaşım farkından gelir. Kapsam farkını tablo gösterir. Yaklaşım farkı ise şunlardan doğar: hazır tema ile özel tasarım, hazır altyapı ile özel yazılım, test yazılıp yazılmaması, işin kaç kişiyle ve ne kadar deneyimle yapıldığı.

Farkın sebebini firmalara doğrudan sorun. "Diğer teklif sizin yarınız, aradaki fark nereden geliyor?" sorusu kaba bir soru değildir. İyi bir firma bu soruyu kalem kalem cevaplar. Cevap veremiyorsa fiyatını da tam bilmiyordur.

Teklifi kimin hazırladığı neden önemlidir?

Teklifi hazırlayan kişi işi yapacak kişi değilse, teklifteki süre ve kapsam bir tahmin olarak kalır. Satış ekibi tarafından yazılan teklif, geliştirme ekibinin gerçekte ne kadar sürede ne yapabileceğini bilmeden verilebilir. Aradaki fark proje sırasında ortaya çıkar ve genellikle size ek süre ya da ek fatura olarak yansır.

Bunu anlamanın yolu basittir. Görüşmede teknik bir soru sorun ve cevabı kimin verdiğine bakın. "Ekibe sorup dönerim" cevabı tek başına kötü değildir. Ama her soruda aynı cevap geliyorsa, teklifi yazan ile işi yapan arasında en az bir aracı vardır. İşin bir kısmının başka bir firmaya verilip verilmediğini de açıkça sorun.

Teklif ne kadar sürede gelmeli?

Kapsamı anlaşılır bir iş için teklif, görüşmeden sonra birkaç iş günü içinde gelmelidir. Çok hızlı gelen teklif, ihtiyacın dinlenmediğini gösterebilir. Haftalarca gelmeyen teklif ise proje sırasındaki iletişimin de yavaş olacağının işaretidir. Biz görüşmeden sonra en geç dört iş günü içinde tek sayfa teklif göndeririz.

En ucuz yazılım teklifi neden pahalıya gelebilir?

En ucuz yazılım teklifi, eksik kalemleri sonradan ek fatura, gecikme ya da yeniden yazım olarak ödettiği için pahalıya gelebilir. Yarım kalan projelerin çoğu, kapsamı ve bitişi yazılı olmayan tekliflerle başlar. Bu durumda neler yapılabileceğini yarım kalan yazılım projesi yazısında anlattık.

Bu, en pahalı teklifin en iyi olduğu anlamına gelmez. Pahalı teklif de belirsiz olabilir. Doğru soru "hangisi ucuz" değil, "hangisi daha az belirsizlik bırakıyor" sorusudur. Kapsamı, tarihi, bitişi ve sahipliği yazan teklif, rakamı biraz yüksek olsa bile toplamda daha az sürpriz getirir.

RadKod yazılım teklifini nasıl yazar?

Biz yazılım teklifini tek sayfada, kapsam, fiyat, tarih ve kapsam dışı kalemlerle birlikte yazarız. Teklifin ardından bitiş tanımı birlikte yazılır ve imzalanır. İş o gün başlar. Alan adı, sunucu ve kod deposu ilk günden sizin adınıza açılır. Teslimden sonraki 30 gün içinde çıkan hataları ücretsiz düzeltiriz. Sizinle konuşan kişi, kodu yazan kişidir.

Bu kuralların her birinin yazılı bir karşılığı vardır. Tüm süreci nasıl çalışıyoruz sayfasında adım adım anlattık. Özel bir yazılım için teklif topluyorsanız özel yazılım sayfası nelere baktığımızı gösterir. Elinizdeki teklifleri bizimkiyle yan yana koymak isterseniz teklif al formunu doldurun. Tabloyu birlikte de doldurabiliriz.