Bitiş tanımı nedir, neden ilk gün yazılır
Bitiş tanımı, bir işin ne zaman bitmiş sayılacağını ölçülebilir maddelerle yazan kısa bir listedir. İlk gün yazılır, çünkü bitişi baştan tanımlamayan proje hiç bitmez. Her madde ya bitti ya da bitmedi; arada yüzde 90 yoktur.
Bitiş tanımı nedir?
Bitiş tanımı, bir işin ne zaman bitmiş sayılacağını ölçülebilir maddelerle yazan kısa bir listedir. Her madde kontrol edilebilir. Ya olmuştur ya da olmamıştır. Arada yorum payı bırakmaz.
Terim yazılım dünyasından gelir. İngilizcede definition of done denir. Biz onu sözlükteki bitiş tanımı maddesinde de kısaca açıkladık. Bu yazıda ise neden bu kadar önemsediğimizi ve nasıl yazdığımızı anlatıyoruz.
Bitiş tanımı neye benzer?
Bitiş tanımı birkaç satırdan oluşur ve teknik bilgi olmadan okunur. Kurumsal bir web sitesi için bizim yazdığımız tipik bir örnek şöyledir:
- Bitti: 6 sayfa canlıda, telefonda ve masaüstünde test edilmiş.
- Bitti: Formdan gelen talep CRM'de görünüyor, e-posta bildirimi gidiyor.
- Bitti: Alan adı ve sunucu müşterinin hesabında, erişimler teslim edilmiş.
- Bitmedi: Yukarıdakilerden biri eksik.
Son satır bilerek oradadır. Üç maddeden ikisi tamamsa iş bitmemiştir. Bu cümle hem bizi hem müşteriyi aynı yere bakmaya zorlar.
Bitiş tanımı neden ilk gün yazılır?
Çünkü bitişi baştan tanımlamayan proje hiç bitmez. Tanım yoksa her iki taraf da işin sonunu kafasında farklı hayal eder. Müşteri formun CRM'e bağlı olacağını düşünür. Ekip ise formun e-posta göndermesini yeterli sayar. İki taraf da haklı olduğuna inanır ve teslim günü tartışmaya döner.
İlk gün yazılan tanım bu farkı iş başlamadan ortaya çıkarır. Anlaşmazlık o gün, bir sayfa üzerinde, birkaç dakikada çözülür. Proje ortasında ya da teslim günü değil.
Bir sebep daha var. Bitiş tarihi, bitiş tanımı olmadan anlamsızdır. "Ayın 15'inde teslim" sözü neyin teslim edileceği yazılı değilse boş bir tarihtir. Bizde bitiş tarihi ilk gün yazılır ve söz verilen günde teslim edilir. Bunu yapabilmemizin sebebi, neyi teslim edeceğimizi de ilk gün yazmamızdır.
"Yüzde 90 bitti" neden anlamsızdır?
Çünkü yüzde 90'ın neyin yüzde 90'ı olduğu belli değildir. Yazılımda son kısım çoğu zaman en zor kısımdır: hatalar, kenar durumlar, canlıya geçiş, teslim. Yüzde 90 bitti denen bir iş haftalarca o noktada kalabilir.
Bu yüzden bizde yüzde 90 yoktur. Bitti ya da bitmedi. Durum raporu da buna göre verilir: hangi maddeler bitti, hangileri bitmedi, bitmeyenler ne zaman bitecek.
| Belirsiz ifade | Bitiş tanımı maddesi |
|---|---|
| Site hazır olacak. | 6 sayfa canlı adreste yayında. |
| Mobil uyumlu olacak. | Tüm sayfalar telefonda ve masaüstünde test edilmiş. |
| Form çalışacak. | Formdan gelen talep CRM'de görünüyor, e-posta bildirimi gidiyor. |
| Hızlı açılacak. | Belirlenen sayfalar, önceden anlaşılan hız ölçümünü geçiyor. |
| Teslim edilecek. | Alan adı ve sunucu müşterinin hesabında, erişimler teslim edilmiş. |
İyi bir bitiş tanımı nasıl yazılır?
İyi bir bitiş tanımı kısa, ölçülebilir ve müşterinin kendisinin kontrol edebileceği maddelerden oluşur. Yazarken şu kurallara uyarız:
- Kontrol edilebilir olsun: Her madde için "bunu nasıl kontrol ederiz" sorusunun bir cevabı olmalı.
- Sayı içersin: "Birkaç sayfa" değil, "6 sayfa". "Hızlı" değil, ölçülen bir değer.
- Sonucu yazsın: "Form yapılacak" değil, "talep CRM'de görünüyor".
- Teslimi içersin: Hesaplar, erişimler ve belgeler de bitişin parçasıdır.
- Kısa olsun: Bir sayfayı geçen bitiş tanımı çoğu zaman kapsam belgesine dönüşmüştür.
Bitiş tanımı ile kapsam aynı şey mi?
Hayır, kapsam neyin yapılacağını, bitiş tanımı ise neyin kontrol edileceğini yazar. Kapsam "iletişim formu" der. Bitiş tanımı "formdan gelen talep CRM'de görünüyor, e-posta bildirimi gidiyor" der. İkisi birbirini tamamlar. Teklifimiz tek sayfadır ve kapsamı yazar. Bitiş tanımı teklifin hemen ardından imzalanır ve işin başladığı gündür.
Birden fazla firmadan teklif aldıysanız, hangisinin işin bitişini ölçülebilir biçimde yazdığına bakın. Neye dikkat edeceğinizi yazılım teklifi karşılaştırma yazısında anlattık.
İş sırasında değişiklik gelirse ne olur?
Değişiklik gelirse bitiş tanımı yazılı olarak güncellenir ve iki taraf yeniden onaylar. Projelerde değişiklik doğaldır. Yeni bir fikir gelir, bir öncelik değişir. Sorun değişiklikte değil, değişikliğin yazılmamasındadır.
Yeni madde eklenirse sürenin ve fiyatın etkisi aynı sayfada yazılır. Böylece sonradan çıkan kalem olmaz. Siz neye onay verdiğinizi bilirsiniz, biz neyi teslim edeceğimizi biliriz.
Bitiş tanımını kim kontrol eder?
Bitiş tanımını müşteri kontrol eder. Biz her maddeyi kendi tarafımızda test ederiz ama son sözü siz söylersiniz. Maddeler zaten teknik bilgi gerektirmeyecek biçimde yazıldığı için telefonunuzdan siteyi açıp, formu doldurup, CRM'e bakarak kontrol edebilirsiniz.
Teslimden sonraki 30 gün içinde çıkan hataları ücretsiz düzeltiriz. Bitiş tanımı burada da işe yarar: neyin hata, neyin yeni istek olduğu bu listeye bakarak ayrılır.
Bitiş tanımı kimin işine yarar?
Bitiş tanımı en çok müşterinin işine yarar, ama ekibin de işini kolaylaştırır. Müşteri ne aldığını ve ne zaman alacağını bilir. İçeride bu işi takip eden kişi, yöneticisine projenin durumunu tek bir listeyle anlatabilir. Ekip ise neye odaklanması gerektiğini bilir ve işin sonunda sürpriz bir istekle karşılaşmaz.
Bizde konuştuğunuz kişi kodu yazan kişidir. Arada aracı yoktur. Bitiş tanımını yazan ile işi yapan aynı kişi olduğu için maddeler gerçekçi olur. Söz verdiğimiz şeyi yapabileceğimizi bilerek yazarız.
Bitiş tanımı sadece yazılım için mi?
Hayır, sonucu olan her iş için yazılabilir. Ama yazılımda özellikle önemlidir, çünkü yazılım gözle görülmeyen parçalar içerir. Bir binanın bittiğini herkes görür. Bir entegrasyonun çalıştığını ise ancak kontrol ederek anlarsınız.
Web sitesi yaptırmayı düşünüyorsanız web sitesi yaptırmak: adım adım rehber yazısında bitiş tanımının sürecin neresinde durduğunu görebilirsiniz. Bizim tüm sürecimiz nasıl çalışıyoruz sayfasında. Kurumsal site işlerimizi ise web tasarım sayfasında anlattık.
Farklı işler için bitiş tanımı nasıl görünür?
Her iş türünün bitiş tanımı, o işin sonucunu kontrol edilebilir biçimde yazar. Kurumsal sitede bu sonuç yayındaki sayfalardır. Bir entegrasyonda ise iki sistem arasında doğru akan veridir. Aşağıdaki tablo farklı işler için örnek maddeler veriyor. Sayılar ve ayrıntılar her projede o işe göre yazılır. Ortak kural değişmez: her maddenin yanında, onu sizin nasıl kontrol edeceğiniz de yazılıdır. Kontrol yolu yazılamayan bir madde, henüz bitiş tanımına hazır değildir.
| İş türü | Örnek madde | Nasıl kontrol edilir |
|---|---|---|
| E-ticaret sitesi | Test kartıyla verilen sipariş panelde görünüyor, müşteriye onay e-postası gidiyor. | Siz bir sipariş verip panele ve e-postanıza bakarsınız. |
| Mobil uygulama | Uygulama iki mağazada yayında, bildirim izni verilen telefona test bildirimi ulaşıyor. | Uygulamayı mağazadan indirip bildirimi beklersiniz. |
| Entegrasyon | Onaylanan satışın faturası entegratörün test ortamında oluşuyor, durum siparişe yazılıyor. | Test siparişinin kaydında fatura durumunu görürsünüz. |
| Devralınan proje | Proje yeni bir sunucuda kurulum notuyla sıfırdan ayağa kalkıyor. | Notu izleyen biri projeyi kurar ve çalıştırır. |
| İç sistem | Üç kullanıcı rolü tanımlı, her rol sadece yetkili olduğu ekranları görüyor. | Her rolle giriş yapıp ekranları kontrol edersiniz. |
Bitiş tanımı yazarken sık yapılan hatalar nelerdir?
En sık hata, sonucu değil işi yazmaktır. "Form yapılacak" bir iştir. "Talep CRM'de görünüyor" bir sonuçtur. Sadece ikincisi kontrol edilebilir. Sık gördüğümüz diğer hatalar şunlar:
- Sıfat kullanmak: "Modern", "kullanıcı dostu", "hızlı" gibi kelimeler herkes için farklı anlama gelir.
- Teslimi unutmak: Site çalışır ama alan adı, sunucu ve erişimler kimin elinde belli değildir.
- İçeriği belirsiz bırakmak: Metinleri ve görselleri kimin, ne zaman vereceği yazılmazsa takvim buna takılır.
- Listeyi uzatmak: Her ayrıntıyı bitiş tanımına koymak onu okunmaz hâle getirir. Ayrıntı kapsamda, sonuç bitiş tanımında durur.
- Tek taraflı yazmak: Müşterinin okumadan imzaladığı bir liste, teslim günü yine tartışma çıkarır.
Hız ve SEO gibi teknik maddeler nasıl ölçülebilir yazılır?
Teknik maddeler, herkesin kullanabileceği bir ölçüm aracı ve önceden anlaşılan bir eşikle yazılır. "Site hızlı olacak" yerine hangi sayfaların, hangi araçla, hangi değeri geçeceği yazılır. Sayfa hızı için Google'ın Core Web Vitals ölçümleri iyi bir ortak dildir. Ölçümün mobilde mi masaüstünde mi yapılacağı da maddeye eklenir.
SEO için de aynı yol izlenir. "SEO uyumlu olacak" yerine somut kontroller yazılır: her sayfanın kendine ait başlığı ve açıklaması var, site haritası oluşturulmuş, eski adresler yeni adreslere yönlendirilmiş. Sıralama sonucu ise bitiş tanımına yazılmaz, çünkü onu arama motoru belirler. Hangi kontrollerin önemli olduğunu SEO uyumlu web sitesi yazısında anlattık.
Teslim günü bitiş tanımı nasıl kontrol edilir?
Teslim günü bitiş tanımı, listedeki her madde sırayla denenerek kontrol edilir. Biz teslimden önce her maddeyi kendi tarafımızda deneriz. Sonra listeyi size göndeririz. Siz de aşağıdaki adımları izlersiniz.
Teslim günü kontrol adımları
- 01 Listeyi açın İmzalanan bitiş tanımını yanınıza alın. Kontrol, sözlü anlatıma göre değil bu listeye göre yapılır.
- 02 Her maddeyi deneyin Sayfaları telefonda ve bilgisayarda açın, formu doldurun, siparişi verin. Maddede ne yazıyorsa onu yapın.
- 03 Erişimleri kontrol edin Alan adı, sunucu ve kod deposu hesaplarına kendi bilgilerinizle giriş yapabildiğinizi görün.
- 04 Eksikleri yazın Tutmayan maddeyi, ne beklediğinizi ve ne gördüğünüzü kısa bir notla bize iletin.
- 05 Onay verin Tüm maddeler tuttuğunda iş bitmiş sayılır. Teslimden sonraki 30 günlük ücretsiz hata düzeltme süresi o gün başlar.
Sık sorulanlar
01
Bitiş tanımını kim yazar?
Biz taslağını yazarız, siz okuyup düzeltirsiniz. İki taraf onaylayınca imzalanır ve iş başlar.
02
Bitiş tanımı sözleşmenin yerini tutar mı?
Hayır. Sözleşme ve teklif ticari şartları yazar. Bitiş tanımı işin ne zaman bitmiş sayılacağını yazar. İkisi birlikte kullanılır.
03
Bir madde tutmazsa ne olur?
İş bitmemiş sayılır. Eksik maddeyi tamamlarız ve durumu size yazılı olarak bildiririz. Yüzde 90 bitti demeyiz.
04
Küçük işler için de bitiş tanımı yazıyor musunuz?
Evet. Küçük işlerde bitiş tanımı iki üç satırdır. Yazması birkaç dakika sürer ve sonradan çıkabilecek tartışmayı önler.
05
Definition of done ne demek?
Definition of done, Türkçede bitiş tanımı demektir. Bir işin ne zaman bitmiş sayılacağını kontrol edilebilir maddelerle yazan listedir. Terim Scrum gibi çevik yöntemlerden gelir ama her yazılım işinde kullanılabilir.
06
Bitiş tanımı ile kabul kriterleri arasındaki fark nedir?
Kabul kriterleri tek bir özelliğin ne zaman kabul edileceğini, bitiş tanımı ise işin tamamının ne zaman bitmiş sayılacağını yazar. Örneğin "formdan gelen talep CRM'de görünüyor" bir kabul kriteridir. Bitiş tanımı bu tür maddeleri, teslim ve erişimlerle birlikte tek listede toplar.
07
Bitiş tanımı olmadan proje başlarsa ne olur?
İki taraf işin sonunu farklı hayal eder ve fark genellikle teslim günü ortaya çıkar. Sonuç ya uzayan bir proje ya da sonradan çıkan ek kalemlerdir. Başlamış bir işte bile bitiş tanımını hemen yazmak bu riski büyük ölçüde azaltır.
08
Bitiş tanımı teslimden sonraki hataları kapsar mı?
Bitiş tanımı teslim anını yazar; teslimden sonraki 30 gün içinde çıkan hataları ise ücretsiz düzeltiriz. Listedeki bir maddeyi bozan her sorun hatadır. Listede olmayan yeni bir istek ise ayrı konuşulur ve yazılı olarak eklenir.