Pazaryeri entegrasyonu: Trendyol, Hepsiburada ve Amazon'a ürün, stok ve sipariş bağlantısı

Pazaryeri entegrasyonu nedir?

Pazaryeri entegrasyonu, ürünlerinizi ve siparişlerinizi Trendyol, Hepsiburada, Amazon gibi pazaryerleri ile kendi sisteminiz arasında otomatik olarak eşitleyen yazılım bağlantısıdır. Ürünü bir kez girersiniz, pazaryerlerine o gönderilir. Stok değişince her kanalda değişir. Pazaryerinden gelen sipariş sizin panelinize düşer.

Bağlantı olmadan her şey elle yapılır. Bir ürün satıldığında diğer kanallarda stoğu düşürmeyi unutursanız olmayan ürünü satarsınız. Siparişi iptal etmek zorunda kalırsınız ve pazaryeri bunu mağaza puanınıza yansıtabilir. Entegrasyon bu tekrarlı işi ve bu riski ortadan kaldırmak için yapılır.

Bu bağlantılar pazaryerlerinin satıcılara sunduğu API'ler üzerinden kurulur. API, iki yazılımın birbiriyle veri alışverişi yapmasını sağlayan kapıdır. Trendyol ve Hepsiburada satıcılarına kendi entegrasyon arayüzlerini sunar. Amazon'un satıcı arayüzü Selling Partner API adını taşır. Her birinin kuralları, alan adları ve sınırları farklıdır. İşin büyük kısmı bu farkları tek bir düzene oturtmaktır.

Pazaryeri entegrasyonu neleri otomatikleştirir?

Pazaryeri entegrasyonu altı temel akışı otomatikleştirir: ürün, fiyat, stok, sipariş, kargo ve fatura. Hepsinin aynı anda kurulması şart değildir. Çoğu işletme stok ve siparişle başlar, sonra diğerlerini ekler.

Tek stok kaynağı ilkesi nedir?

Tek stok kaynağı ilkesi, stoğun sadece bir sistemde tutulması ve bütün satış kanallarının stok bilgisini bu sistemden almasıdır. Bu kaynak e-ticaret siteniz, depo yazılımınız ya da muhasebe ve ERP programınız olabilir. Hangisi olduğu önemli değildir. Önemli olan tek olmasıdır.

Sık gördüğümüz hata şudur: site stoğu Trendyol'a gönderir, Trendyol'daki satış siteye geri yazılır, bir yandan da depo ekibi Excel'den stok günceller. Üç yer birbirini düzeltmeye çalışır ve hangi sayının doğru olduğunu kimse bilmez. Tek kaynakta ise akış bellidir: satış nereden gelirse gelsin kaynak stoğu düşer, kaynak da yeni sayıyı bütün kanallara gönderir.

Bu ilkenin bir uzantısı da güvenlik payıdır. Stok birkaç saniye ile birkaç dakika arasında gecikmeyle eşitlenir. Son birkaç ürün için aynı anda iki kanalda satış gelebilir. Bu yüzden az kalan ürünlerde pazaryerine gerçek stoktan biraz düşük sayı göndermek yaygın bir önlemdir. Bu payı ürün grubuna göre siz belirlersiniz.

Ürünler pazaryerine nasıl aktarılır?

Ürünler, sizin ürün bilgileriniz pazaryerinin kategori ve özellik yapısıyla eşleştirilerek aktarılır. Her pazaryerinin kendi kategori ağacı ve her kategori için zorunlu özellikleri vardır. Bir tişört için beden, renk ve kumaş; bir telefon kılıfı için uyumlu model istenebilir. Sizin sisteminizde bu bilgi yoksa ya da farklı adla tutuluyorsa önce eşleştirme tablosu kurulur.

Aktarımda en çok zaman alan konular şunlardır:

• Barkod: Pazaryerleri ürünü çoğu zaman barkodla tanır. Barkodu olmayan ya da yanlış barkodlu ürün sorun çıkarır.
• Varyantlar: Beden ve renk gibi seçeneklerin her biri ayrı bir stok birimidir ve doğru bağlanmalıdır.
• Görseller: Pazaryerlerinin görsel boyutu ve arka plan kuralları vardır.
• Onay süreci: Bazı pazaryerlerinde yeni ürün yayına çıkmadan önce kontrol edilir. Aktarım anında değil, onaydan sonra satışa açılır.

Bazı pazaryeri arayüzleri toplu ürün gönderimini sıraya alır ve sonucu sonradan bildirir. Bu durumda entegrasyonun gönderdiği her paketin sonucunu sorgulaması ve hata alan ürünleri size göstermesi gerekir. Aksi hâlde ürünün gönderildiğini sanırsınız ama pazaryerinde hiç görünmez.

Fiyat ve komisyon nasıl yönetilir?

Fiyat, her kanal için ayrı bir kuralla yönetilir: ana fiyatınızın üzerine komisyon, kargo ve hizmet bedeli eklenerek pazaryeri fiyatı hesaplanır. Pazaryerleri kategoriye göre farklı komisyon oranları uygular. Aynı fiyatı her yere gönderirseniz bir kanalda kâr ederken diğerinde zarar edebilirsiniz.

Kural basit tutulmalıdır. Örneğin "Trendyol fiyatı, site fiyatının belirli bir yüzde fazlası, belirli bir tutara yuvarlanmış" gibi. Kampanyalar ve pazaryerinin kendi indirimleri ayrı ele alınır. Entegrasyon fiyatı gönderdikten sonra pazaryerinde görünen fiyatı da kontrol etmelidir. Kampanyaya dahil edilen üründe fiyat beklenmedik biçimde değişebilir.

Siparişler ve kargo nasıl akar?

Siparişler pazaryerinden sizin sisteminize çekilir, siz hazırlayıp kargoya verdikçe durum bilgisi pazaryerine geri gönderilir. Tipik akış şöyledir: yeni sipariş gelir, sisteminizde kayıt açılır, stok ayrılır, paket hazırlanır, kargo etiketi alınır, takip numarası pazaryerine iletilir, teslimat tamamlanır.

Siparişler genellikle belirli aralıklarla sorgulanarak alınır. Pazaryeri destekliyorsa yeni sipariş bir webhook ile anında bildirilir. Webhook, bir sistemin olay olduğunda diğerine haber vermesidir. İki yöntem birlikte de kullanılabilir: webhook hızlı haber verir, düzenli sorgu kaçan siparişi yakalar.

İptal ve iadeler de bu akışın parçasıdır. Müşteri iade başlattığında bilgi sisteminize gelmeli, ürün depoya döndüğünde stok artmalı ve gerekiyorsa iade faturası düzenlenmelidir. İade akışını ilk günden kurmayan entegrasyonlar birkaç ay sonra elle tutulan bir iade listesine döner.

Fatura pazaryerine nasıl iletilir?

Fatura, siparişiniz için kestiğiniz e-fatura ya da e-arşiv faturanın pazaryerindeki siparişe bağlanmasıyla iletilir. Pazaryeri satışlarında alıcı çoğu zaman son tüketicidir ve e-arşiv fatura kesilir. Alıcı bir firma ve e-fatura sistemine kayıtlıysa e-fatura kesilir. Fatura kesildikten sonra bağlantısı ya da dosyası pazaryerine gönderilir.

Bu adım pazaryeri entegrasyonunun değil, fatura entegrasyonunun işidir; ama ikisi birlikte tasarlanmalıdır. Nasıl çalıştığını e-fatura ve e-arşiv entegrasyonu yazısında anlattık. Hangi belgeyi hangi durumda kesmeniz gerektiği için mali müşavirinize sorun. Güncel kurallar GİB'in e-Belge sitesinde yayımlanır.

Hazır entegratör mü, özel entegrasyon mu?

Az sayıda kanal, standart ürünler ve basit süreçler için hazır entegratör yeterlidir; kendi sisteminizle derin bağlantı ve özel iş kuralları gerekiyorsa özel entegrasyon daha doğrudur. Hazır entegratörler çok sayıda pazaryerine bağlanan, aylık ücretli hizmetlerdir. Özel entegrasyon ise sizin sisteminize göre yazılan ve sizin sahip olduğunuz koddur.

İkisi birbirinin rakibi olmak zorunda değildir. Bazı projelerde pazaryerlerine hazır entegratör bağlanır, biz de entegratörün API'si ile sizin sisteminiz arasını yazarız. Hazır altyapı ile özel yazılım arasındaki genel tercihi hazır altyapı mı, özel e-ticaret mi yazısında daha geniş anlattık.

Senkron sorunları neden çıkar, nasıl önlenir?

Senkron sorunları çoğunlukla gecikme, istek sınırları, eşleştirme hataları ve sessizce başarısız olan isteklerden çıkar. Hiçbir entegrasyon hiç hata almadan çalışmaz. Pazaryerinin arayüzü yavaşlar, bir ürünün özelliği değişir, bir istek zaman aşımına uğrar. Önemli olan hatanın fark edilmesi ve kendiliğinden ya da kolayca düzeltilmesidir.

• İstek sınırları: Pazaryerleri belirli sürede kabul ettikleri istek sayısını sınırlar. Binlerce ürünün stoğunu tek tek göndermek yerine değişenleri toplu ve sıralı göndeririz.
• Gecikme: Stok anında değil, kısa bir gecikmeyle eşitlenir. Az kalan ürünlerde güvenlik payı bu yüzden gereklidir.
• Eşleştirme hataları: Barkodu ya da varyantı yanlış bağlanmış ürün yanlış stok gösterir. Eşleştirme tablosu düzenli kontrol edilir.
• Tekrarlanan işlem: Bağlantı kesilip istek tekrarlandığında aynı sipariş iki kez kaydedilmemelidir. Her sipariş pazaryerindeki numarasıyla tekil tutulur.
• Sessiz hata: Başarısız bir istek kimseye haber vermezse sorun günler sonra fark edilir. Her hata kaydedilir, tekrar denenir ve tekrarlanırsa size uyarı gider.
• Kural değişiklikleri: Pazaryerleri arayüzlerini ve kategori yapılarını günceller. Entegrasyonun bu değişikliklere uyarlanması bakımın parçasıdır.

Bunlara ek olarak günlük bir mutabakat raporu öneririz. Rapor her kanalda görünen stok ile kaynaktaki stoğu karşılaştırır ve farkları listeler. Birkaç dakikalık bir kontrol, ay sonunda çıkacak büyük bir karışıklığı önler.

Pazaryeri entegrasyonunun maliyetini ne belirler?

Maliyeti belirleyen başlıca etkenler pazaryeri sayısı, otomatikleştirilecek akışlar, ürün ve varyant sayısı ve kendi sisteminizin ne kadar hazır olduğudur. Tek pazaryerine stok ve sipariş bağlantısı ile üç pazaryerine ürün, fiyat, stok, sipariş, kargo ve fatura bağlantısı aynı iş değildir. Kendi sisteminizde ürün bilgisi eksikse ya da düzensizse, önce veriyi düzenlemek gerekir ve bu da işe eklenir.

Size tek sayfalık bir teklif hazırlarız. Hangi kanalların, hangi akışların dahil olduğu ve işin ne zaman bitmiş sayılacağı ilk gün yazılır. Bitiş tanımı burada genellikle şudur: seçilen ürünler pazaryerinde yayında, stok ve sipariş akışı gerçek siparişlerle doğrulanmış, mutabakat raporu çalışıyor. Teslimden sonraki 30 gün içinde çıkan hatalar ücretsiz düzeltilir.

Pazaryeri bağlantısını çoğu zaman muhasebe tarafıyla birlikte ele alırız. Siparişin muhasebeye ve faturaya nasıl aktığını muhasebe ve ERP entegrasyonu yazısında anlattık. Bu işi entegrasyon hizmetimiz kapsamında yapıyoruz. Pazaryerinin yanında kendi satış kanalınızı kuruyorsanız e-ticaret sayfamıza bakın.