Muhasebe ve ERP entegrasyonu: Logo, Mikro, Paraşüt ile siteyi ve CRM'i bağlamak

Muhasebe entegrasyonu nedir?

Muhasebe entegrasyonu, satışın yapıldığı sistem ile muhasebe programı arasında veriyi elle girmeden taşıyan yazılım bağlantısıdır. Satış sitenizde, pazaryerinde ya da CRM'inizde olur. Kayıt ise muhasebe programında tutulur. Bağlantı yoksa biri her siparişi, her müşteriyi ve her tahsilatı ikinci kez yazar.

Elle aktarım iki sorun çıkarır. İlki zamandır. Günde birkaç sipariş varken fark edilmez, günde yüz sipariş olunca bir kişinin işi olur. İkincisi hatadır. Yanlış yazılan bir vergi numarası ya da tutar, ay sonunda saatler süren bir mutabakata dönüşür. Entegrasyon bu ikisini birlikte çözer.

Bu yazıda Türkiye'de yaygın kullanılan Logo, Mikro ve Paraşüt gibi programları örnek olarak anıyoruz. Aynı ilkeler başka muhasebe ve ERP programları için de geçerlidir. ERP, muhasebe, stok, satın alma ve üretim gibi işleri tek yerde toplayan kurumsal kaynak planlama yazılımıdır. Bu firmalarla bir iş ortaklığımız yoktur. Program adlarını, sık karşılaştığımız örnekler oldukları için veriyoruz.

Muhasebe entegrasyonunda hangi veriler akar?

Muhasebe entegrasyonunda beş temel veri akar: cari hesap, stok, sipariş, fatura ve tahsilat. Her projede beşi birden gerekmez. Hangisinin gerekli olduğunu işinizin nasıl yürüdüğü belirler.

Cari hesap nasıl eşleştirilir?

Cari hesap, vergi numarası ya da T.C. kimlik numarası gibi tekil bir bilgiyle eşleştirilir. Sitenizde sipariş veren müşteri muhasebede zaten kayıtlıysa yeni bir cari açılmamalıdır. Aksi hâlde aynı firma üç ayrı adla üç ayrı cari olur ve bakiye takibi bozulur.

Bireysel müşterilerde durum farklıdır. Her son tüketici için ayrı cari açmak istemeyen işletmeler, perakende satışları tek bir genel cari altında toplayabilir. Hangi yolun doğru olduğunu muhasebe düzeninize göre mali müşavirinizle birlikte kararlaştırın.

Stok ve fiyat hangi sistemde tutulmalı?

Stok ve fiyat genellikle muhasebe ya da ERP programında tutulur ve siteye oradan gönderilir. Alış faturaları, depo transferleri ve sayımlar zaten orada işleniyorsa asıl kaynak orasıdır. Site stoğu kendisi değiştirmez. Satış olduğunda siparişi muhasebeye gönderir, yeni stok muhasebeden geri gelir.

Birden fazla satış kanalınız varsa bu ilke daha da önemlidir. Pazaryerleri, site ve bayi paneli aynı stoktan beslenmelidir. Bu konuyu pazaryeri entegrasyonu yazısında tek stok kaynağı ilkesiyle anlattık.

Eşleştirmenin anahtarı ürün kodudur. Sitede ve muhasebede aynı ürünün aynı kodu taşıması gerekir. Varyantlı ürünlerde her beden ya da renk ayrı bir stok kartı olabilir. Kodlar tutarlı değilse ilk iş onları düzenlemektir. Bu iş sıkıcıdır ama atlanırsa entegrasyon hiçbir zaman güvenilir çalışmaz.

Tek yönlü mü, çift yönlü mü entegrasyon gerekir?

Tek yönlü entegrasyon veriyi sadece bir sistemden diğerine taşır; çift yönlü entegrasyonda iki sistem birbirine veri yazar. Çoğu işletme için doğru cevap, her veri türü için ayrı ayrı tek yönlü akışlardır. Örneğin sipariş siteden muhasebeye akar, stok muhasebeden siteye akar. İki akış da tek yönlüdür ama birlikte bir döngü oluşturur.

Gerçek çift yönlü akış, aynı verinin iki yerde de değiştirilebildiği durumdur. Örneğin bir müşterinin adresini hem CRM'de hem muhasebede güncelleyebiliyorsanız. Bu durumda çakışma kuralı gerekir: iki taraf aynı anda farklı değer yazarsa hangisi geçerli olur? Kural yazılmadan kurulan çift yönlü akış, verinin sessizce ezilmesine yol açar. Bu yüzden mümkün olduğunca her verinin tek bir sahibi olmasını öneririz.

Muhasebe programının API'si yoksa ne yapılır?

Programın API'si yoksa bağlantı veritabanı, programın kendi aktarım araçları, bir ara servis ya da dosya aktarımı üzerinden kurulur. API, iki yazılımın birbiriyle belirli kurallarla veri alışverişi yapmasını sağlayan kapıdır. Bulut tabanlı programlar genellikle internet üzerinden erişilen bir API sunar. Sunucunuza ya da bilgisayarınıza kurulu programlarda durum sürüme ve kurulum biçimine göre değişir.

Kullandığınız sürümün ne sunduğunu programın üreticisi, bayisi ya da destek ekibiyle kontrol edin. Sık karşılaştığımız yollar şunlardır:

• Bulut API: Program internet üzerinden belgeli bir API sunar. En temiz yoldur. Kimlik doğrulama, istek sınırları ve sürüm değişiklikleri üreticinin belgelerine göre yönetilir.
• Yerel servis: Kurulu programın yanında, üreticinin sağladığı ya da onun nesne modelini kullanan bir servis çalışır. Site bu servise güvenli bir bağlantıyla ulaşır.
• Veritabanı: Programın veritabanından okuma yapılır. Yazma işlemi, programın kendi kurallarını atlayacağı için genellikle önerilmez ve üreticinin desteğini etkileyebilir.
• Dosya aktarımı: Belirli aralıklarla programın içe aktarabildiği bir dosya üretilir. En yavaş ama bazen tek yoldur.

Yerel kurulumlarda bir sorun daha vardır: program ofisteki bir bilgisayarda ya da iç ağdaki bir sunucudaysa internetteki siteniz ona doğrudan ulaşamaz. Bu durumda ofis tarafında çalışan küçük bir aracı servis kurarız. Bu servis siteden bekleyen işleri alır, programa işler ve sonucu geri bildirir. Güvenlik için içeriden dışarıya bağlanır, ofis ağına dışarıdan kapı açılmaz.

Muhasebe entegrasyonu e-fatura ile nasıl ilişkilidir?

E-fatura çoğu zaman muhasebe programının içinden ya da programın bağlı olduğu özel entegratörden kesilir; bu yüzden muhasebe entegrasyonu ile fatura akışı birlikte tasarlanır. İki yol vardır. Birincisinde site siparişi muhasebeye gönderir, fatura muhasebe programında kesilir ve fatura numarası siteye geri döner. İkincisinde site faturayı doğrudan entegratör üzerinden keser, muhasebeye sadece kayıt gider.

Hangisinin doğru olduğu, faturayı şu an nerede kestiğinize ve muhasebe ekibinizin nasıl çalıştığına bağlıdır. Aynı faturanın iki yerden kesilmemesi en önemli kuraldır. E-fatura ile e-arşiv farkını ve entegratörün rolünü e-fatura entegrasyonu yazısında anlattık. Belge türü ve mevzuat için mali müşavirinize sorun. Güncel kurallar GİB'in e-Belge sitesinde yayımlanır.

Tahsilat ve bakiye nasıl eşitlenir?

Tahsilat, ödeme sisteminden gelen bilgiyle muhasebede ilgili cariye ya da faturaya işlenir. Kartla ödemede sanal pos sağlayıcısının bildirimi, havalede banka hareketi kaynak olur. Sanal pos komisyonu ve hesaba geçiş tarihi de muhasebe için önemlidir. Tahsilatın brüt mü net mi işleneceğini muhasebe ekibinizle kararlaştırın.

Bayi ya da kurumsal müşterilerle çalışıyorsanız ters yön de önemlidir. Müşteri bayi panelinde güncel bakiyesini, açık faturalarını ve kredi limitini görmek ister. Bu bilgi muhasebeden siteye düzenli olarak aktarılır. Satış ekibiniz CRM kullanıyorsa aynı bilgi CRM'de de görünür. CRM tarafındaki seçenekleri hazır CRM mi, özel CRM mi yazısında karşılaştırdık.

Test aşamasında neler kontrol edilmeli?

Test aşamasında yeni ve mevcut cari, farklı KDV oranları, indirimli sipariş, iptal, iade, kısmi teslimat ve bağlantı kesintisi mutlaka denenmelidir. Muhasebe programlarının çoğu ayrı bir test şirketi açmaya ya da veritabanının kopyasıyla çalışmaya izin verir. Canlı muhasebeye test kaydı düşmesi, silmesi zor bir karışıklık yaratır.

Testi sadece yazılım ekibi yapmamalıdır. Kayıtların muhasebe açısından doğru olup olmadığını en iyi muhasebe ekibiniz ve mali müşaviriniz görür. Tutarın doğru olması yetmez. Hesap planındaki doğru hesaba, doğru tarihle ve doğru belge türüyle işlenmiş olması gerekir.

Entegrasyon hataları nasıl takip edilir?

Entegrasyon hataları, her aktarımın kaydedildiği bir izleme ekranı ve tekrarlayan hatalarda giden uyarılarla takip edilir. Muhasebe programı bir kaydı reddedebilir: eksik vergi numarası, kapalı dönem, tanımsız ürün kodu gibi. Bu kayıt kaybolmamalıdır. Hata sebebiyle birlikte listelenir, düzeltilince tekrar gönderilir.

Aynı siparişin iki kez aktarılmaması da önemlidir. Her kayıt kaynak sistemdeki numarasıyla işaretlenir. Bağlantı kesilip istek tekrarlandığında program aynı kaydı ikinci kez oluşturmaz. Ay sonunda site ile muhasebe arasında tutar karşılaştırması yapan basit bir mutabakat raporu da öneririz.

Muhasebe entegrasyonunun maliyetini ne belirler?

Maliyeti en çok belirleyen şeyler bağlantı yolu, akan veri türlerinin sayısı ve mevcut verinin ne kadar düzenli olduğudur. Belgeli bir bulut API'ye sipariş aktarmak ile ofisteki yerel bir programa aracı servisle çift yönlü bağlanmak aynı iş değildir. Ürün ve cari kodları dağınıksa önce onları düzenlemek gerekir.

Size tek sayfalık bir teklif hazırlarız. Hangi verilerin hangi yöne aktığı, hangi bağlantı yolunun kullanılacağı ve işin ne zaman bitmiş sayılacağı ilk gün yazılır. Bitiş tanımı burada genellikle şudur: test senaryoları geçmiş, canlıda ilk kayıtlar muhasebe ekibinizle birlikte kontrol edilmiş, hata izleme ekranı çalışıyor. Teslimden sonraki 30 gün içinde çıkan hatalar ücretsiz düzeltilir.

Bu işi entegrasyon hizmetimiz kapsamında yapıyoruz. Satış ve müşteri takibini kendi sisteminizde toplamak istiyorsanız CRM ve iç sistemler sayfamıza bakın. Bizde entegrasyonu yazan kişiyle doğrudan konuşursunuz.