Spor salonu yazılımı seçerken nelere bakılmalı? Turnike, QR giriş, şube ve PT

Spor salonu yazılımı ne yapar?

Spor salonu yazılımı; üyelik ve paket satışını, kapıdan girişi, ders ve PT randevularını, tahsilatı ve raporları tek bir sistemde toplar. Bugün çoğu salonda bu iş bir masaüstü program, bir Excel dosyası, turnikenin kendi yazılımı ve WhatsApp grupları arasında dağılmış durumda. Yazılım değiştirmenin asıl amacı bu dağınıklığı bitirmek: kapıdaki karar, kasadaki borç ve takvimdeki seans aynı kayda baksın.

Piyasadaki ürünler temel özelliklerde birbirine benzer. Hepsinde üye kaydı, paket, ödeme ve rapor vardır. Seçimi belirleyen, aşağıdaki başlıklarda ne kadar derine indikleridir.

Kapı: turnike, kart ve QR giriş

Kapı, salon yazılımının en çok sorun çıkaran yeridir. Yazılım turnikeyle konuşamıyorsa resepsiyon her girişi elle kontrol eder ve sistemin yarısı boşa gider. Demo sırasında şunları görün:

• Cihaz uyumu: Sizin turnikenizin marka ve modeliyle çalışan bir salon var mı? Broşürdeki marka listesi yetmez, sahada çalışan bir örnek isteyin.
• İnternet kesintisi: Bağlantı koptuğunda kapı ne yapıyor? İyi bir sistem son bildiği üye listesiyle karar vermeye devam eder ve kayıtları bağlantı gelince aktarır.
• QR giriş: Telefondan girişte kod kısa süreli mi değişiyor? Ekran görüntüsüyle girilebilen bir QR kod, kart paylaşımından farksızdır.
• Kurallar: Borcu olan, salon dolduğunda gelen, kapanıştan sonra gelen ya da içerideyken kartı tekrar okutulan üye için kapının ne yapacağını şube bazında seçebiliyor musunuz?

Tahsilat ve borç takibi

Salonların çoğu taksitli satar ve gecikmeler aylık gelirin önemli kısmını belirler. Yazılımda taksit planı, otomatik hatırlatma ve kapıdaki borç kontrolü birbirine bağlı olmalı. Gecikmiş borcu olan üyeyi kapıda durdurmak istiyorsanız tolerans tanımlayabilmeniz gerekir: birkaç günlük ya da küçük tutarlı gecikmede kapının açık kalması gibi.

Şube ve bayi yapısı

Tek şubeyle başlıyorsanız bile ikinci şubeyi düşünerek seçin. Sorulacaklar: üye tek üyelikle diğer şubeye girebiliyor mu, fiyatları merkezden tüm şubelere yayınlayabiliyor musunuz, her şubenin kasası ve raporu ayrı tutulabiliyor mu? Franchise ya da bayi modeliyle büyüyecekseniz, bayinin kendi kasasını yönetip merkezin kataloğunu kullanabilmesi gerekir.

Ders ve PT takvimi

Grup derslerinde kapasite ve bekleme listesi, PT'de ise antrenörün kendi takvimi ve seans paketleri önemlidir. Antrenörlere hakediş ödüyorsanız bunun yazılımda hesaplanması ay sonu tartışmalarını bitirir. Salonunuzda serbest çalışan antrenörler varsa onların danışanlarını da sisteme nasıl ekleyeceğinizi sorun. Antrenörün kendi tarafını kişisel antrenörler için danışan takibi yazısında anlattık.

Üye uygulaması

Üyeler artık paket satın almayı, ders ayırtmayı ve programını görmeyi telefondan bekliyor. Burada iki model var: salonun kendi adıyla yayınlanan ayrı bir uygulama ya da birçok salonun ortak kullandığı bir uygulama. Ayrı uygulama marka açısından güçlüdür ama mağaza hesabı, güncelleme ve inceleme süreci sizin yükünüz olur. Ortak uygulamada üye birden fazla salona tek hesapla girebilir ve uygulama bakımı sağlayıcıdadır.

Veri taşıma ve çıkış hakkı

Geçiş sırasında üye listesi, aktif paketler ve borçlar yeni sisteme eksiksiz aktarılmalı. Bunu sağlayıcı mı yapıyor, ücretli mi, iki sistem kaç gün paralel çalışacak, baştan konuşun. Aynı derecede önemli olan, ileride ayrılmak isterseniz verilerinizi dışarı alabilmeniz. Üye, ödeme ve giriş geçmişinin hangi formatta verileceğini sözleşmeye yazdırın.

Bizim yaptığımız örnek: GamGym

Bu yazıdaki başlıkları kendi ürünümüz GamGym'i geliştirirken tek tek yaşadık. GamGym'de üyeler tek uygulamayla kayıtlı oldukları tüm salonlara kısa süreli değişen QR kodla giriyor. Kapı kuralları şube bazında seçiliyor ve kapı durdurduğunda sebebi ekranda görünüyor. Çok şube, alt bayi, ders ve PT takvimi, market ve tahsilat aynı panelde duruyor. Paket ve fiyatlar gamgym.com/isletmeler sayfasında.