# Kişisel antrenörler için danışan takibi: WhatsApp ve Excel'den randevu sistemine > Serbest çalışan bir antrenörün en çok vakit kaybettiği yer seansın etrafındaki işlerdir: randevu ayarlamak, kalan seansı hesaplamak, ödemeyi hatırlatmak. Danışanın kendi randevusunu aldığı, seansın paketten kendiliğinden düştüğü bir sistem bu kaybın çoğunu kapatır. Başlamak için para ödemek gerekmiyor. - Adres: https://radkod.com/blog/kisisel-antrenor-danisan-takibi - Yayıncı: RadKod - Yazan: Abdullah Bozdağ - Yayın: 2026-10-25 ## Kısaca - Antrenörün haftalık idari yükü çoğu zaman birkaç saattir ve bu saatler seans ücretiyle düşünüldüğünde ciddi bir gelire denk gelir. - Gelmeyen ya da son dakika iptal edilen seansların çoğu, iptal kuralının yazılı olmamasından ve seansın paketten düşmemesinden kaynaklanır. - Her danışanın paketi, kalan seansı, ölçümleri ve programı tek kayıtta durmalı. - Danışanın uygun saatlerinizden kendi randevusunu alması mesajlaşmanın büyük kısmını bitirir. - GamGym'de antrenörler için profil, takvim, danışan ve paket takibi 20 danışana kadar ücretsiz ve kart bilgisi istenmiyor. ## Danışan takibi neden zorlaşıyor? Danışan takibi beş danışanla çalışırken sorun değildir: her şey akılda ve telefonda durur. On beş danışana çıktığınızda sorular değişir: Ayşe Hanım'ın paketinde kaç seans kaldı, Mehmet Bey geçen ay ödemeyi yaptı mı, perşembe 19:00 kime söz verilmişti? Bu bilgiler WhatsApp yazışmalarına, bir Excel dosyasına ve not defterine dağıldıkça hata kaçınılmaz olur. Hatanın bedeli de küçük değildir: yanlış hesaplanan bir seans danışanla tartışma, unutulan bir ödeme doğrudan gelir kaybı demektir. İkinci sorun zamandır. Randevu için gidip gelen mesajlar, ertelenen seansların yeniden planlanması ve ödeme hatırlatmaları haftada birkaç saati kolayca bulur. Bu saatler seans verebileceğiniz saatlerdir. Aylık seans geliriniz ve kaçan zamanınızRakamları kendi işinize göre değiştirin. Hesap ayı 4,33 hafta sayar. Aktif danışan sayısıDanışan başına haftalık seansSeans ücreti (TL)Gelmeyen ya da son dakika iptal (%)Haftalık mesajlaşma, planlama ve ödeme takibi (saat) Aylık gerçekleşen seans geliriGelmeyen seanslardan kaybedilenAyda idari işe giden zamanBu zamanın seans ücretinizle karşılığı Gelmeyen seansları azaltmanın en etkili yolu, seansı paketten düşen ve iptal kuralı önceden bilinen bir randevu sistemidir. İdari saatin bir kısmı da danışanın kendi randevusunu alabilmesiyle geri kazanılır. ## Her danışanın kaydında ne olmalı? - **Paket ve kalan seans:** Kaç seanslık paket aldığı, kaçını kullandığı ve paketin ne zaman bittiği. Seans yapıldığında sayı kendiliğinden düşmeli. - **Ödeme durumu:** Paketin ödenip ödenmediği, taksitliyse sıradaki ödemenin tarihi. - **Ölçümler:** Kilo, çevre ölçüleri ve hedefler. İlerlemeyi danışana göstermek, paketi yenilemenin en güçlü sebebidir. - **Program:** Atadığınız antrenman ve beslenme programı. Danışan programını telefonundan görebilmeli. - **Notlar:** Sakatlık geçmişi, tercih ettiği saatler, dikkat edilmesi gerekenler. ## Gelmeyen seansları azaltmak Son dakika iptallerinin önündeki en etkili engel, kuralın baştan yazılı olmasıdır: "Seanstan 12 saat öncesine kadar iptal ücretsiz, sonrası paketten düşer" gibi. Kural yazılı ve sistem bunu kendiliğinden uyguluyorsa, her seferinde danışanla pazarlık yapmanız gerekmez. Seans öncesi otomatik hatırlatma da unutulan seansların önemli kısmını önler. ## Online koçluk Online koçlukta seans takvimi yerine program ve takip öne çıkar. Danışan programını uygulamada görür, antrenman günlüğünü doldurur, siz ilerlemeye bakıp programı güncellersiniz. Online çalışıyorsanız aylık paket satmak ve danışanın günlüğünü düzenli kontrol etmek, seans sayısından daha anlamlı bir ölçüdür. ## GamGym antrenörler için ne sunuyor? Salon tarafını merak ediyorsanız [spor salonu yazılımı seçimi](/blog/spor-salonu-yazilimi-secimi) yazısına bakın. Kendi ürünümüz [GamGym](/projeler/gamgym)'de serbest çalışan antrenörler için ayrı bir hesap türü var. Birkaç dakikada kaydolup panele hemen girersiniz, seans tiplerinizi ve haftalık uygun saatlerinizi eklersiniz. Ekip bilgilerinizi kontrol ettikten sonra profiliniz antrenör rehberinde görünür; bu genelde bir iş günü sürer. - Danışanlar müsait saatlerinizden seans ister ya da paketinizi seçer, talepler doğrudan panelinize düşer. - Her danışanın paketi, kalan seansı, ölçümleri ve programı kendi kaydında durur. - Seans ve online koçluk paketlerinizi fiyatıyla yayınlarsınız. - Danışanlarınız seanslarını, programlarını ve ilerlemelerini GamGym uygulamasından takip eder. - Ders verdiğiniz salonlar sizi ekiplerine ekleyebilir, salon sayfasında profilinize bağlantı çıkar. 20 danışana kadar profil, takvim, danışan ve paket takibi ücretsiz, kayıt sırasında kart bilgisi istenmiyor. Danışan sayınız 20'yi geçtiğinde Antrenör Pro paketine geçersiniz: 300 danışan ve ayda 200 SMS, aylık 299 TL + KDV. Ayrıntılar [gamgym.com/antrenorler-icin](https://gamgym.com/antrenorler-icin) sayfasında. ## WhatsApp ve Excel'den bir haftada geçiş 1. **Danışan listesini çıkarın** — Her danışan için ad, telefon, paket, kalan seans ve ödeme durumunu bir tabloya yazın. Bu, yeni sisteme girilecek ilk veridir. 2. **Seans tiplerinizi ve saatlerinizi tanımlayın** — Bire bir, ikili ya da online seanslarınızı süre ve fiyatıyla ekleyin. Haftalık uygun saatlerinizi ve izin günlerinizi girin. 3. **İptal kuralınızı yazın** — Kaç saat öncesine kadar iptalin ücretsiz olduğunu belirleyin ve danışanlarınıza bildirin. 4. **Danışanları davet edin** — Danışanlarınızdan uygulamayı kurup bir sonraki seanslarını oradan almalarını isteyin. İlk hafta iki sistemi birlikte kullanmak normaldir. ## Sık sorulanlar ### Antrenör olarak bir salonda çalışıyorum, ayrı hesap açmam gerekir mi? GamGym'de telefon numaranız bir salonda personel ya da üye olarak kayıtlıysa antrenör profilinizi mevcut hesabınızla panelden açarsınız. Böylece aynı kişi için ikinci hesap oluşmaz. ### Yalnız online koçluk veriyorum, kullanabilir miyim? Evet. Kayıtta online koçluk verdiğinizi seçersiniz, il seçmeden de kaydolabilirsiniz. Online antrenör arayanlar sizi bu süzgeçle bulur. ### Danışanlarım ne kullanacak? Danışanlarınız GamGym uygulamasından seans ister, paketini ve programını görür. Siz her şeyi web panelinden yönetirsiniz. ### Gerçekten ücretsiz mi? 20 danışana kadar evet: profil, takvim, danışan ve paket takibi için ödeme yapmazsınız, kart bilgisi de istenmez. Daha fazla danışan için Antrenör Pro paketi 300 danışan ve ayda 200 SMS ile aylık 299 TL + KDV. ### Excel ile devam etsem olmaz mı? Az danışanla olur. Danışan sayısı ve paket çeşidi arttıkça kalan seans, ödeme ve randevu bilgisinin elle güncellenmesi hata üretir. Asıl kazanç, danışanın randevusunu kendisinin alabilmesidir; bunu tablo yapamaz. **Kendi platformunuzu mu kurmak istiyorsunuz?** [Teklif al](https://radkod.com/teklif-al)