# E-fatura ve e-arşiv entegrasyonu nasıl çalışır

> E-fatura entegrasyonu, faturayı kendi yazılımınızda keserek elektronik olarak alıcıya ve Gelir İdaresi Başkanlığı'na (GİB) iletmenizi sağlar. Alıcı e-fatura sistemine kayıtlıysa e-fatura, değilse e-arşiv fatura kesilir. Bağlantı çoğu zaman GİB'den izinli bir özel entegratör üzerinden kurulur, önce test ortamında denenir, sonra canlıya alınır.

- Adres: https://radkod.com/blog/e-fatura-entegrasyonu
- Yayıncı: RadKod
- Yazan: Abdullah Bozdağ
- Yayın: 2026-08-28

## Kısaca

- Alıcı e-fatura sistemine kayıtlıysa e-fatura, kayıtlı değilse e-arşiv fatura kesilir.
- Yazılımınız faturayı çoğu zaman GİB'den izinli bir özel entegratör üzerinden gönderir.
- Entegrasyon önce entegratörün test ortamında denenir, sonra canlıya alınır.
- Kimlerin e-faturaya geçmek zorunda olduğunu GİB'in güncel kurallarından kontrol edin.

## E-fatura entegrasyonu nedir?

E-fatura entegrasyonu, e-ticaret sitenizin, CRM'inizin ya da iç sisteminizin faturayı kendisinin kesip elektronik olarak göndermesidir. Siparişi ya da satışı bir sistemde, faturayı başka bir ekranda elle kesiyorsanız entegrasyon bu iki adımı birleştirir. Satış onaylandığında fatura oluşur, alıcıya gider ve kaydı tutulur.

Bu yazıda sistemin genel işleyişini anlatıyoruz. Vergi mevzuatı değişebilir. Zorunluluk eşikleri, tarihler ve belge kuralları için her zaman Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) güncel duyurularına ve mali müşavirinize başvurun.

## E-fatura ile e-arşiv fatura arasındaki fark nedir?

Fark alıcıdadır: alıcı e-fatura sistemine kayıtlıysa e-fatura, kayıtlı değilse e-arşiv fatura kesilir. [E-fatura](/sozluk/e-fatura), kayıtlı iki kullanıcı arasında elektronik ortamda gidip gelen faturadır. [E-arşiv fatura](/sozluk/e-arsiv) ise sisteme kayıtlı olmayan alıcılara, örneğin son tüketicilere, elektronik olarak düzenlenen faturadır.

Bu yüzden yazılımınızın fatura kesmeden önce alıcının kayıtlı olup olmadığını kontrol etmesi gerekir. GİB, kayıtlı kullanıcıların listesini yayımlar. Özel entegratörler de bu sorguyu kendi arayüzlerinden sunar.

![Satıştan sonra e-faturanın entegratör ve GİB üzerinden, e-arşiv faturanın e-postayla alıcıya gidiş akışı.](https://radkod.com/images/content/e-fatura-akisi.svg)

*Alıcı kayıtlıysa e-fatura, değilse e-arşiv fatura kesilir.*

**E-fatura ile e-arşiv fatura karşılaştırması**

|  | E-fatura | E-arşiv fatura |
| --- | --- | --- |
| Alıcı | E-fatura sistemine kayıtlı kullanıcı | Sisteme kayıtlı olmayan alıcı, örneğin son tüketici |
| İletim | Sistem üzerinden alıcının gelen kutusuna | Alıcıya e-posta ya da benzeri yolla, istenirse kâğıt çıktı |
| GİB ile ilişki | Fatura sistem üzerinden iletilir | Düzenlenen faturalar GİB'e raporlanır |
| Tipik kullanım | Firmadan firmaya satış | E-ticaret ve perakende satış |

## Fatura GİB'e nasıl ulaşır?

Fatura GİB'e üç yoldan biriyle ulaşır: GİB'in kendi portalı, özel entegratör ya da doğrudan entegrasyon. Portal, faturayı tarayıcıdan elle kesmek içindir. Az sayıda fatura kesen firmalar için yeterli olabilir ama kendi yazılımınızla otomatik çalışmaz.

Özel entegratör, GİB'den izin almış ve faturaları sizin adınıza sisteme ileten firmadır. Yazılımınız entegratörün [API](/sozluk/api)'sine bağlanır. API, iki yazılımın birbiriyle veri alışverişi yapmasını sağlayan kapıdır. İzinli entegratörlerin güncel listesi GİB'in e-Belge sitesinde yayımlanır.

Doğrudan entegrasyon, firmanın kendi sistemini GİB'e bağlamasıdır. Daha ağır teknik ve idari şartları vardır. Çoğu işletme için özel entegratör daha pratik yoldur.

## Özel entegratör ne işe yarar?

Özel entegratör, faturanın doğru biçimde oluşturulması, imzalanması, iletilmesi ve saklanması işini üstlenir. E-fatura belirli bir XML biçiminde (UBL-TR) hazırlanır ve mali mühür ya da elektronik imzayla imzalanır. Entegratör bu teknik ayrıntıları yönetir ve size daha sade bir arayüz sunar.

Entegratör seçerken şunlara bakın:

- GİB'in izinli entegratör listesinde yer alıyor mu?
- Belgeli ve güncel bir API'si var mı?
- Ayrı bir test ortamı sunuyor mu?
- E-fatura ve e-arşivi aynı bağlantıdan yönetebiliyor mu?
- Gerekirse e-irsaliye gibi diğer belgeleri de destekliyor mu?
- Sorun olduğunda destek ekibine nasıl ulaşılıyor?

## Entegrasyon adım adım nasıl kurulur?

Entegrasyon; hazırlık, geliştirme, test ve canlıya geçiş olmak üzere dört aşamada kurulur. Bizim izlediğimiz sıra şöyledir:

1. **Hazırlık:** Mali müşavirinizle hangi belge türlerine ihtiyacınız olduğunu netleştirirsiniz. Entegratör seçilir, başvuru ve mali mühür işlemleri tamamlanır.
2. **Eşleştirme:** Yazılımınızdaki müşteri, ürün, KDV oranı ve birim bilgileri faturadaki alanlarla eşleştirilir.
3. **Geliştirme:** Satış onaylandığında faturayı oluşturan, alıcı türünü kontrol eden ve entegratöre gönderen kod yazılır.
4. **Durum takibi:** Faturanın iletilip iletilmediği, hata alıp almadığı sisteme geri yazılır. Entegratör destekliyorsa bu bilgi bir [webhook](/sozluk/webhook) ile anında gelir. Webhook, bir sistemin olay olduğunda diğerine haber vermesidir.
5. **Test:** Tüm senaryolar entegratörün test ortamında denenir.
6. **Canlıya geçiş:** Gerçek bilgilerle ilk faturalar kontrollü biçimde kesilir.

## Test ortamı neden bu kadar önemli?

Test ortamı, gerçek fatura kesmeden her şeyi denemenizi sağlar. Canlıda kesilen hatalı bir fatura mali sonuç doğurur ve düzeltmesi zahmetlidir. Bu yüzden entegratörlerin çoğu ayrı bir test ortamı sunar. Genel olarak [test ortamı](/sozluk/test-ortami), canlı sistemin bir kopyası üzerinde güvenle deneme yapılan yerdir.

Testte şu durumları mutlaka deneyin: kayıtlı ve kayıtsız alıcı, farklı KDV oranları, indirimli satır, yabancı para birimi gerekiyorsa o, iade süreci, bağlantı kesildiğinde ne olduğu ve aynı faturanın iki kez gönderilmemesi.

## Canlıya geçişte nelere dikkat edilmeli?

Canlıya geçişte en önemli şey, ilk faturaları insan gözüyle kontrol etmektir. İlk günlerde kesilen faturaları mali müşavirinizle birlikte gözden geçirin. Fatura numaralarının, tarihlerin ve tutarların doğru olduğundan emin olun.

- Test ve canlı bilgilerin karışmadığından emin olun.
- Hata alan faturalar için bir uyarı ve tekrar deneme düzeni kurun.
- İptal ve iade işlemlerinin kurallarını mali müşavirinizle netleştirin. Kurallar belge türüne göre değişir.
- Ticari senaryoda alıcının faturayı kabul ya da reddetme hakkı olabilir. Bu yanıtların sisteminize yansıdığını kontrol edin.

## Entegrasyon bittiğinde size ne teslim edilir?

Entegrasyon bittiğinde çalışan bağlantı, erişimler ve kısa bir kullanım notu teslim edilir. Bizim teslim listemiz genellikle şunları içerir:

- Entegratör hesabının ve API anahtarlarının sizin adınıza olduğu bir bağlantı.
- Test ortamında geçen senaryoların listesi.
- Hata alan faturaların nereden izleneceğini anlatan kısa bir not.
- Kodun sizin kod deponuzda, güncel hâliyle bulunması.

## Hangi yazılımlar e-faturaya bağlanabilir?

Satış kaydı tutan hemen her yazılım e-faturaya bağlanabilir. En sık yaptığımız bağlantılar e-ticaret siteleri, CRM ve sipariş sistemleri, muhasebe programları ve pazaryeri entegrasyonlarıdır. Siparişin geldiği yer ile faturanın kesildiği yer aynı olunca elle aktarım ve yazım hatası ortadan kalkar.

Fatura kesildikten sonra kaydın muhasebeye de düşmesi gerekir. Bu adımı [muhasebe ve ERP entegrasyonu](/blog/muhasebe-erp-entegrasyonu) yazısında anlattık. Siparişleriniz pazaryerlerinden geliyorsa [pazaryeri entegrasyonu](/blog/pazaryeri-entegrasyonu) yazısı da işinize yarar.

Bu işi [entegrasyon](/hizmetler/entegrasyon) hizmetimiz kapsamında yapıyoruz. Yeni bir satış kanalı kuruyorsanız [e-ticaret](/hizmetler/e-ticaret) sayfamıza da bakabilirsiniz. Bitiş tanımımız burada da açıktır: test ortamında tüm senaryolar geçmiş, canlıda ilk faturalar sizinle birlikte kontrol edilmiş.

## E-ticaret sitesinde fatura akışı nasıl işler?

E-ticaret sitesinde fatura akışı, sipariş onaylandığında başlar ve kayıt muhasebeye ulaştığında biter. Aradaki her adım yazılımda ayrı bir kural olarak kurulur. Faturanın tam olarak hangi anda kesileceğini, örneğin ödeme onayında mı yoksa kargoya teslimde mi, mali müşavirinizle birlikte belirleyin. Vergi Usul Kanunu faturanın düzenlenme süresine sınır koyar. Ayrıntısını mali müşavirinize sorun.

## E-ticaret sitesinde fatura akışı

1. **Sipariş onayı** — Ödeme başarılı olur ya da sipariş onaylanır. Faturayı tetikleyecek olay önceden belirlenmiştir.
2. **Alıcı türü kontrolü** — Bireysel alıcıda e-arşiv yolu seçilir. Kurumsal alıcıda vergi numarasıyla e-fatura kayıtlı kullanıcı sorgusu yapılır.
3. **Fatura verisinin hazırlanması** — Alıcı bilgileri, ürünler, miktarlar, KDV oranları, indirimler ve kargo bedeli fatura alanlarına eşlenir.
4. **Entegratöre gönderim** — Veri entegratörün API'sine gönderilir. Aynı siparişin iki kez faturalanmaması için her gönderim tek bir kimlikle işaretlenir.
5. **Durum kaydı** — Faturanın başarıyla oluşup oluşmadığı sipariş kaydına yazılır. Hata varsa ilgili kişiye uyarı gider.
6. **Alıcıya iletim ve muhasebe** — E-arşiv fatura alıcıya e-postayla, e-fatura sistem üzerinden ulaşır. Kayıt muhasebe programına aktarılır.

## Faturada hangi bilgilerin doğru olması gerekir?

Faturada alıcı bilgilerinin, ürün satırlarının ve vergi tutarlarının doğru olması gerekir. Yazılım tarafında en çok sorun bu alanların eşleştirilmesinde çıkar. Genel olarak şu bilgiler kontrol edilir:

- Alıcının adı ya da unvanı, adresi ve vergi ya da kimlik numarası.
- Kurumsal alıcılarda vergi dairesi bilgisi.
- Her satırda ürün ya da hizmet adı, miktar, birim ve birim fiyat.
- Satır bazında KDV oranı ve tutarı, varsa indirim.
- Kargo ya da hizmet bedeli gibi ek satırlar.
- Genel toplam ve varsa döviz bilgisi.

Hangi alanın zorunlu olduğu belge türüne ve fatura senaryosuna göre değişir. Entegratörünüzün teknik belgelerini ve mali müşavirinizin görüşünü birlikte esas alın. Yazılımda eksik alanla fatura gönderilmesini engelleyen kontroller kurmak, hatalı faturayı sonradan düzeltmekten çok daha kolaydır.

## Pazaryeri satışlarında faturayı kim keser?

Pazaryerinde ürünü satan sizseniz, ürünün faturasını genellikle siz kesersiniz. Pazaryeri ise kendi komisyon ve hizmet bedelleri için size ayrı bir fatura düzenler. Pazaryerlerinin çoğu, kestiğiniz faturayı sipariş kaydına yüklemenizi ya da bağlantısını iletmenizi ister. Bu adım da entegrasyonla otomatik yapılabilir. Her pazaryerinin kendi kuralları olduğu için satıcı panelindeki güncel belgeleri kontrol edin.

## İade ve iptal nasıl ele alınır?

İade ve iptal, belge türüne ve alıcının kim olduğuna göre farklı akışlarla ele alınır. Kayıtlı bir firmaya yapılan satışta iade, çoğu zaman alıcının düzenlediği bir iade faturasıyla işler. Son tüketiciye yapılan satışlarda süreç farklıdır. Yazılımda her durum için ayrı bir akış kurarız. Kuralları ise mali müşavirinizle birlikte yazarız. Bu konuda tahminle hareket etmek, sonradan düzeltilmesi zor kayıtlar doğurur.

## E-fatura entegrasyonunda sık yapılan hatalar nelerdir?

En sık hata, alıcı türünü kontrol etmeden fatura kesmektir. Aşağıdaki tablo sık gördüğümüz hataları, sonuçlarını ve önlemlerini özetliyor.

**E-fatura entegrasyonunda sık hatalar ve önlemleri**

| Hata | Sonuç | Önlem |
| --- | --- | --- |
| Alıcının kayıtlı kullanıcı olup olmadığını kontrol etmemek | Yanlış belge türüyle fatura kesilir | Her kurumsal alıcıda gönderimden önce kayıtlı kullanıcı sorgusu |
| Aynı siparişi iki kez göndermek | Mükerrer fatura oluşur | Her siparişe tek bir gönderim kimliği ve tekrar kontrolü |
| KDV ve yuvarlamayı satır yerine toplamda hesaplamak | Tutarlar kuruş farkıyla uyuşmaz | Hesabı satır bazında yapmak ve test ortamında karşılaştırmak |
| Test ve canlı anahtarları karıştırmak | Test faturası canlıya ya da tersi gider | Ortam bilgilerini koddan ayrı ve açıkça etiketli tutmak |
| Hata alan faturayı izlememek | Fatura kesildi sanılır ama kesilmemiştir | Uyarı, hata listesi ve kontrollü tekrar deneme |
| Eksik alıcı bilgisiyle gönderim | Fatura reddedilir ya da düzeltme gerekir | Ödeme adımında zorunlu alan kontrolleri |

## Sık sorulanlar

### E-faturaya geçmek zorunda mıyım?

Bu; ciro, sektör ve faaliyet türü gibi kriterlere bağlıdır ve kurallar zaman içinde değişebilir. GİB'in güncel duyurularına bakın ve mali müşavirinize danışın.

### Hem e-fatura hem e-arşiv için ayrı entegrasyon mu gerekir?

Çoğu özel entegratör ikisini aynı bağlantı üzerinden sunar. Yazılımınız alıcı türüne göre doğru belgeyi seçer.

### Entegratörü sonradan değiştirebilir miyim?

Evet. Yazılımda entegratöre bağlanan kısmı ayrı tutarsak değişiklik daha az iş çıkarır. Geçişin idari adımları için mali müşavirinize danışın.

### Entegrasyonu kendi muhasebe programımla yapabilir misiniz?

Programınız bir API ya da veri aktarma yolu sunuyorsa genellikle evet. İlk görüşmede bunu birlikte kontrol ederiz.

### E-fatura entegrasyonu ne kadar sürer?

Süre, yazılımınızın yapısına ve belge türü sayısına bağlıdır. Entegratör başvurusu ve mali mühür gibi idari adımlar geliştirmeden bağımsız zaman alır, bu yüzden bunları en başta başlatırız. Geliştirme ve test süresini kapsamı gördükten sonra bitiş tanımında yazarız.

### Özel entegratör kullanmak ücretli mi?

Evet, özel entegratörler hizmetlerini genellikle paket ya da belge adedine göre ücretlendirir. Fiyatlar ve dahil olan hizmetler entegratöre göre değişir. Birkaç entegratörden güncel teklif alıp API ve destek kalitesiyle birlikte karşılaştırın.

### Mali mühür nedir, e-fatura için gerekli mi?

Mali mühür, tüzel kişilerin elektronik belgeleri imzalamak için kullandığı elektronik sertifikadır. E-fatura imzalanmak zorundadır; gerçek kişi mükellefler bunun için elektronik imza da kullanabilir. Özel entegratörle çalışıyorsanız imzalama çoğu zaman entegratör üzerinden yapılır; güncel kuralları mali müşavirinize sorun.

### E-ticaret sitesinde e-arşiv fatura otomatik kesilebilir mi?

Evet. Sipariş onaylandığında site faturayı oluşturur, entegratöre gönderir ve alıcıya e-postayla iletir. İade ve iptal durumları için ayrı kurallar yazılır. Böylece her siparişte elle fatura kesme işi ortadan kalkar.

## Kaynaklar

- [e-Belge](https://ebelge.gib.gov.tr/), Gelir İdaresi Başkanlığı
- [Gelir İdaresi Başkanlığı](https://www.gib.gov.tr/), Gelir İdaresi Başkanlığı

**Faturayı satışın olduğu yerde kesin** [Teklif al](https://radkod.com/teklif-al)